ความเป็นมาและความสำคัญในการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน
กระบวนการจัดการเรียนการสอนเป็นกระบวนการที่สำคัญและเป็นกระบวนการหลักในสถาบันการศึกษาทั่วประเทศ อีกทั้งยังเป็นหนึ่งในยุทธศาสตร์ของสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ และพันธกิจหลักของคณะสถิติประยุกต์ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ และในกระบวนการจัดการเรียนการสอนนั้น มีกระบวนการจัดกิจกรรมนักศึกษา ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งในกระบวนการจัดการเรียนการสอนที่มีความสำคัญ โดยเป็นกระบวนการที่จัดขึ้นเพื่อเติมเต็มความรู้ เพิ่มพูนการเรียนรู้ที่บางครั้งในชั้นเรียนนั้นไม่ได้สอนไว้ เป็นต้น
กิจกรรมนักศึกษามีหลายประเภท ได้แก่ กิจกรรมทางวิชาการ อันเป็นประโยชน์ต่อการศึกษาของนักศึกษา ตัวอย่างเช่น การจัดบรรยายพิเศษโดยเชิญวิทยากรภายนอกที่มีประสบการณ์มาแลกเปลี่ยนความรู้ หรือจะเป็นการศึกษาดูงาน ณ สถานที่ปฏิบัติงานจริง เพื่อให้นักศึกษาได้เห็นกรณีศึกษาจริง มองเห็นภาพในการทำงาน เป็นต้น จากที่กล่าวมา จะเห็นได้ว่ากิจกรรมนักศึกษาเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญต่อการพัฒนาความรู้และเสริมสร้างบุคลิกภาพของนักศึกษาให้มีความสมบูรณ์ทั้งทางด้านร่างกาย อารมณ์ สังคม และสติปัญญา เพื่อนำไปสู่การประกอบอาชีพและการเป็นสมาชิกที่ดีของสังคม
นอกจากนี้ กิจกรรมนักศึกษายังช่วยเสริมสร้างประสบการณ์การเรียนรู้ให้แก่นักศึกษา โดยกิจกรรมนักศึกษานั้นจะครอบคลุมพัฒนาการด้านต่าง ๆ ของนักศึกษา เช่น การพัฒนานักศึกษาทางด้านวิชาการ การทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม การพัฒนาคุณลักษณะบัณฑิตที่พึงประสงค์ ได้แก่ การศึกษาดูงานนอกสถานที่ทั้งในและต่างประเทศ การบรรยายพิเศษทางวิชาการที่เชิญวิทยากรที่มีความเชี่ยวชาญมาให้ความรู้ และการจัดกิจกรรมเพื่อบำเพ็ญประโยชน์ เพื่อปลูกฝังจิตสำนึกในการช่วยเหลือผู้อื่นซึ่งเป็นลักษณะนอกเหนือจากทางวิชาการ กิจกรรมเหล่านี้มุ่งให้นักศึกษามีคุณภาพ สามารถนำองค์ความรู้และประสบการณ์ที่ได้รับจากการเข้าร่วมกิจกรรมไปใช้ให้เกิดประโยชน์แก่ตนเอง สังคม และประเทศชาติต่อไป
นอกจากนี้ กระบวนการจัดกิจกรรมนักศึกษายังเป็นกระบวนการที่ตอบสนองต่อกลยุทธ์ของสถาบันและคณะ เนื่องจากกระบวนการนี้จะเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับนักศึกษา เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการให้บริการแก่นักศึกษา ดังนั้นจึงเป็นหนึ่งในกระบวนการที่สำคัญที่ควรมีการจัดทำคู่มือปฏิบัติงานให้เป็นระบบและสามารถนำไปพัฒนาและปรับปรุงให้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพ เพื่อตอบสนองต่อความพึงพอใจของนักศึกษา (ผู้รับบริการ) อีกทั้งคณะได้มีนโยบายในการเข้าสู่มาตรฐานสากล โดยในปีการศึกษา 2559 หลักสูตรของคณะ 2 หลักสูตรได้รับการรับรองประกันคุณภาพในสากล AUN-QA ทำให้คณะต้องมีการพัฒนากระบวนการต่าง ๆ ของคณะ ให้มีความชัดเจน รวดเร็ว เป็นระบบ และไม่ซ้ำซ้อนมากยิ่งขึ้น
ในการปฏิบัติงานด้านกระบวนการจัดกิจกรรมนักศึกษา ข้าพเจ้าได้ทำการศึกษากระบวนการผ่านการเขียนแผนผังกระบวนการทำงาน (Workflow) และประสบการณ์ที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งในกระบวนการจัดกิจกรรมนักศึกษาเป็นกระบวนการที่คณะจะต้องดำเนินการในทุก ๆ ปี และในแต่ละปีก็มีการจัดกิจกรรมที่แตกต่างกันและหลากหลาย โดยในแต่ละกิจกรรมก็จะมีปัญหาที่เกิดขึ้นจากการจัดกิจกรรม เนื่องจากการจัดกิจกรรมนักศึกษาจะมีเรื่องของระเบียบการใช้เงินและการเบิกจ่ายเข้ามาเกี่ยวข้อง โดยระเบียบการเงินบางรายการก็จะมีแนวทางเป็นไปตามระเบียบกระทรวงการคลัง และการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ เป็นต้น ทำให้ผู้ที่ทำงานในกระบวนการนี้จะต้องมีความรู้ความเข้าใจในกระบวนการทั้งหมด รวมถึงมีความรู้ในระเบียบอย่างละเอียด และยังต้องสามารถอธิบายและให้คำปรึกษาในกรณีที่นักศึกษาที่จะจัดกิจกรรมนักศึกษาด้วยตัวของนักศึกษาเอง เพื่อให้ข้อมูลรายละเอียดการจัดทำโครงการมีความถูกต้อง และสามารถเบิกจ่ายได้ตรงตามระเบียบ ซึ่งข้าพเจ้าได้เล็งเห็นถึงความสำคัญดังกล่าวจึงได้มีการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน กระบวนการจัดกิจกรรมนักศึกษาขึ้นมา เพื่อให้คู่มือนี้เป็นแนวทางในการนำไปปฏิบัติงานต่อได้อย่างถูกต้อง และเป็นระบบ รวมทั้งในคู่มือจะมีการเขียนถึงปัญหาที่เกิดขึ้นจากกระบวนการจัดกิจกรรมนักศึกษาที่ผ่านมา รวมทั้งข้อเสนอแนะในการแก้ไขปัญหา เพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนากระบวนการจัดกิจกรรมนักศึกษาให้มีประสิทธิภาพ โดยข้าพเจ้าหวังว่าคู่มือเล่มนี้จะมีประโยชน์ให้แก่ผู้ปฏิบัติงานด้านการจัดกิจกรรมนักศึกษา และสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
วัตถุประสงค์ของการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน
วัตถุประสงค์ของการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน เรื่อง กระบวนการจัดกิจกรรมนักศึกษา คณะสถิติประยุกต์ มีดังนี้
- เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามขั้นตอน วิธีการ และหลักเกณฑ์ตามระเบียบและเกณฑ์ของสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ รวมถึงตามระเบียบกระทรวงการคลังที่เกี่ยวข้อง
- เพื่อยึดถือเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้ร่วมงานที่ทำงานทดแทนให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
- เพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องและพนักงานใหม่ของคณะมีความรู้ ความเข้าใจในขั้นตอนและกระบวนการจัดกิจกรรมนักศึกษาภายใต้มาตรฐานเดียวกัน รวมทั้งเข้าใจในกระบวนการในการปฏิบัติงานและนำไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
- เพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องและพนักงานใหม่ของคณะมีไว้ใช้อ้างอิงมิให้เกิดความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน
ประโยชน์ของการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน
- ทำให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง เป็นไปตามขั้นตอนและวิธีการอย่างเป็นระบบ
- ทำให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องของคณะสามารถปฏิบัติงานได้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ลดความซ้ำซ้อนและปัญหาความขัดแย้งในการทำงาน อีกทั้งเป็นการลดเวลาและขั้นตอนในการสอนงานให้กับพนักงานใหม่ของคณะ
